Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Bei Fragen zu deinen Daten oder zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich an diese Kontaktadresse wenden.

2. Website und technischer Betrieb

GaLaWerk wird über OpenAI Sites bereitgestellt. Die Anwendung nutzt Cloudflare-Infrastruktur für die Ausführung, Datenbank und Dateispeicherung. Bei Seitenaufrufen werden technisch erforderliche Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse, Browserinformationen und Fehlermeldungen verarbeitet, um Inhalte auszuliefern, Störungen zu beheben und unbefugte Zugriffe abzuwehren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser Interesse an einem zuverlässigen und sicheren Betrieb. Soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung deines Nutzerkontos erforderlich ist, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Weitere Informationen: OpenAI Datenschutz und Cloudflare Datenschutz.

3. Registrierung und Anmeldung

Bei der Registrierung speichern wir deinen Benutzernamen, deine E-Mail-Adresse, den Registrierungs- und Bestätigungszeitpunkt, einen kryptografisch abgeleiteten Passwortwert und eine interne Kontokennung. Neue Zugänge werden erst nach Bestätigung der E-Mail-Adresse freigeschaltet. Die Verwaltung kann Registrierungen und ihren Bestätigungsstatus einsehen. Bestätigungslinks sind 24 Stunden gültig; abgelaufene offene Anfragen werden bei weiteren Registrierungen bereinigt. Das Passwort wird nicht als lesbarer Klartext in der Kontodatenbank hinterlegt. Für Anmeldung und Sicherheit verarbeiten wir Sitzungskennungen, Ablaufzeiten und Anmeldeversuche.

Wenn du freiwillig die Anmeldung über ChatGPT verwendest oder verbindest, verarbeiten wir zusätzlich die von der Plattform übermittelte Nutzerkennung und gegebenenfalls deine dort angezeigte E-Mail-Adresse. Die Verbindung lässt sich in den Einstellungen verwalten. Sie gewährt GaLaWerk keinen Zugriff auf deine bisherigen ChatGPT-Unterhaltungen.

Die Bereitstellung des Kontos erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Sicherung gegen Missbrauch auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3a. Bestätigungsmails und freiwilliger Newsletter

Für den Versand von Bestätigungsmails verwenden wir Resend. Der Versanddienst erhält die Empfängeradresse, den Absender und den Inhalt der Bestätigungsmail einschließlich des einmaligen Links. Dein Passwort und dein Passwort-Hash werden nicht an den Versanddienst übermittelt. Hinweise zur Verarbeitung findest du in der Datenschutzerklärung von Resend.

Ein Newsletter ist freiwillig und keine Voraussetzung für dein Konto. Wenn du ihn auswählst und deine E-Mail bestätigst, speichern wir die Anfrage, die Bestätigung und die Version des Einwilligungstextes. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst deine Einwilligung jederzeit in den Einstellungen oder per Nachricht an die oben genannte Kontaktadresse widerrufen. In späteren Newslettern wird außerdem ein Abmeldelink angeboten. Registrierungen ohne bestätigte Newsletter-Einwilligung werden nicht als Newsletter-Empfänger exportiert. Eine Abmeldung wird dokumentiert; der Nachweis früherer Einwilligungen kann zur Klärung von Rechtsansprüchen erforderlich sein.

4. Betriebsdaten, Kunden und Dokumente

Wir speichern die Angaben, die du in GaLaWerk hinterlegst, beispielsweise Betriebsanschrift, Kontaktdaten, Logo, Bank- und Steuerangaben, Kundendaten, Angebote, Rechnungsentwürfe und Leistungspositionen. Diese Daten werden deinem Arbeitsbereich zugeordnet, damit du sie bearbeiten und wieder aufrufen kannst. Sie werden anderen Betrieben nicht als Kundenregister oder Dokumentenarchiv zugänglich gemacht.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten deiner Auftraggeber bist du als eintragender Betrieb verantwortlich. Hinterlege nur Daten, die du für diesen Zweck verarbeiten darfst. Soweit GaLaWerk diese Daten in deinem Auftrag verarbeitet, sind die Regelungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zu berücksichtigen. Informationen zur hierfür erforderlichen Vereinbarung erhältst du über die oben genannte Kontaktadresse.

4a. Persönliche Einführung und Terminbuchung

Über „Test Buchen“ kannst du einen Termin für eine persönliche Einführung in GaLaWerk vereinbaren. Der Link öffnet die Buchungsseite von Calendly in einem neuen Tab. Beim bloßen Besuch der GaLaWerk-Startseite wird kein Calendly-Buchungsfenster geladen.

Bei der Buchung verarbeitet Calendly die von dir eingegebenen Angaben, insbesondere Name, E-Mail-Adresse und Termin, zur Organisation und Bestätigung des Gesprächs. Wir erhalten die Buchungsangaben, um den Termin mit dir durchzuführen. Auf der Calendly-Seite können außerdem technische Daten wie deine IP-Adresse und Browserinformationen verarbeitet werden. Weitere Informationen findest du in den Datenschutzhinweisen von Calendly. Eine Terminbuchung ist keine Newsletter-Anmeldung.

5. Adressvorschläge

Wenn du die Adresssuche nutzt, sendet GaLaWerk den Suchtext und gegebenenfalls die Standortkoordinaten deines Betriebs über den Server an den Photon-Dienst unter photon.komoot.io. Zur Ermittlung dieser Koordinaten wird auch die hinterlegte Betriebsanschrift an den Dienst übermittelt. Damit werden Straßen, Hausnummern, Postleitzahlen und Orte bevorzugt in deiner Nähe vorgeschlagen. Kontoname, Passwort und vollständige Dokumente gehören nicht zur Suchanfrage. Der Dienst kann die IP-Adresse des anfragenden GaLaWerk-Servers verarbeiten.

Suchergebnisse werden für bis zu eine Stunde und ermittelte Betriebskoordinaten für bis zu 30 Tage zur Wiederverwendung zwischengespeichert. Abgelaufene Einträge werden bei weiteren Suchvorgängen bereinigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die von dir angeforderte Adresssuche.

6. Optionale KI-Funktionen

Wenn die KI freigeschaltet ist und du ihre Verarbeitung bestätigst, übermittelt GaLaWerk die für den jeweiligen Auftrag benötigten Projektangaben und ausgewählten Fotos an die OpenAI API. Dazu können Wünsche zum Garten, Abmessungen, Leistungsbeschreibungen, Katalogpositionen und die Betriebsregion gehören. Die Daten werden für Fotoanalysen, Gestaltungsvorschläge, Angebotstexte, Bilder oder Preisrecherchen verwendet. Lade keine Fotos oder Angaben hoch, für deren Verarbeitung du keine Berechtigung hast.

Für regionale Recherchen werden Leistungsangaben zunächst verallgemeinert; anschließend werden Suchbegriffe und die Betriebsregion für die Websuche verwendet. Ergebnisse und Quellen können im Projekt gespeichert werden. Es werden keine Angebote automatisch an Kunden versendet.

Die freiwillig bestätigte KI-Verarbeitung stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst die Einwilligung für zukünftige Vorgänge widerrufen, indem du die Funktionen nicht weiter nutzt und dich bei Bedarf an uns wendest. Die Rechtmäßigkeit bereits erfolgter Verarbeitungen bleibt unberührt.

OpenAI verwendet API-Inhalte nach seinen Angaben standardmäßig nicht zum Modelltraining. Sicherheitsprotokolle können Inhalte enthalten und werden grundsätzlich bis zu 30 Tage vorgehalten; Ausnahmen sind möglich. Das Deaktivieren der Antwortspeicherung in GaLaWerks API-Anfragen bedeutet keine garantierte sofortige Löschung aller Daten beim Anbieter. Details stehen in den OpenAI-Hinweisen zur API-Datenverarbeitung.

7. Gemeinsamer Leistungskatalog

Freie Positionen können nach ihrer Verwendung in einem fertiggestellten Angebot zur Prüfung für den gemeinsamen Katalog eingereicht werden. Die Teilnahme ist je Position einstellbar. Bei der Prüfung können Positionstext, Einheit, Preis und Region durch die KI verarbeitet werden. Freigegeben werden sollen ausschließlich verallgemeinerte Leistungsangaben ohne Kundennamen, Privatanschriften oder andere personenbezogene Details. Die ursprünglichen Angebote und Rechnungen werden nicht veröffentlicht.

Für die freiwillige Einreichung gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wenn du in einer veröffentlichten Position dennoch persönliche Angaben bemerkst oder eine Einreichung zurückziehen möchtest, kontaktiere uns bitte.

8. Cookies und lokale Speicherung

Die Anwendung verwendet technisch erforderliche Cookies für die Anmeldung und die Darstellung des Seitenmenüs. Sie bindet in ihrem eigenen Anwendungscode keine Werbetracker oder Google Analytics ein. Angaben zu den verwendeten Cookies und ihrer Laufzeit findest du unter Cookies und Speicherung. Für technische Funktionen ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG maßgeblich; die anschließende personenbezogene Verarbeitung richtet sich nach den oben genannten Rechtsgrundlagen.

9. Empfänger und internationale Verarbeitung

Empfänger können die für Hosting, Anmeldung, Adresssuche und KI genannten Dienstleister sowie Personen sein, die zur Bearbeitung deiner Supportanfragen berechtigt sind. Bei internationalen Anbietern kann eine Verarbeitung außerhalb der EU beziehungsweise des EWR erfolgen, insbesondere in den USA. Eine ausschließliche Speicherung in Deutschland wird nicht zugesichert.

Für internationale Übermittlungen sind die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO maßgeblich. Auskünfte zu den für den konkreten Dienst geltenden Übermittlungsgrundlagen und Schutzmaßnahmen kannst du bei uns anfordern.

10. Speicherdauer und Löschung

Konten und gespeicherte Arbeitsdaten werden für die Bereitstellung deines Arbeitsbereichs vorgehalten. Projektfotos und KI-Projekte kannst du über die vorhandenen Löschfunktionen entfernen. Für die Löschung deines Kontos oder weiterer Daten kannst du uns kontaktieren. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Klärung von Rechtsansprüchen eine weitere Speicherung erfordern, werden die betroffenen Daten erst nach Wegfall dieses Grundes gelöscht.

Die GaLaWerk-Anmeldesitzung endet spätestens nach acht Stunden. Für Cookies, vorübergehende Adressdaten und die Verarbeitung bei KI-Anbietern gelten ergänzend die oben beschriebenen Angaben. Eine Löschung in GaLaWerk verkürzt nicht automatisch die Sicherheitsaufbewahrung eines Dienstleisters.

11. Deine Rechte

Nach Maßgabe der DSGVO stehen dir insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zu. Eine erteilte Einwilligung kannst du mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen.

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort deines gewöhnlichen Aufenthalts oder Arbeitsplatzes. Für den Sitz des Anbieters ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg zuständig.

Die KI unterstützt deine Arbeit. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung über dich wird durch die Angebotsvorschläge nicht getroffen.