AGB und Nutzungsbedingungen

1. Anbieter und Zielgruppe

GaLaWerk wird von der Reinert Garten- & Landschaftsbau GbR, vertreten durch Marius Reinert, Uferstraße 13, 73547 Lorch, bereitgestellt. Kontakt: info@gartenbau-reinert.de. Das Jahresabo richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, die es für ihre gewerbliche oder selbstständige berufliche Tätigkeit buchen, insbesondere Garten- und Landschaftsbaubetriebe. Der Verkauf ist zum Start auf Betriebe mit Rechnungsanschrift in Deutschland begrenzt. Ein Abschluss zur privaten Nutzung ist nicht vorgesehen.

2. Registrierung und Vertragsschluss

Du hinterlegst Zugangsdaten und bestätigst deine E-Mail-Adresse. Danach kannst du als neuer Betrieb einmalig sieben Tage kostenlos testen oder direkt ein Jahresabo abschließen. Der Test beginnt erst, wenn du deine deutsche Betriebsanschrift angibst, diesen Bedingungen zustimmst und „7 Tage kostenlos starten“ bestätigst. Er dauert genau 168 Stunden; das Enddatum wird im Zugang angezeigt. Für den Test sind keine Zahlungsdaten erforderlich. Er endet automatisch, ohne Kündigung und ohne automatische Umwandlung in ein Abo. Anschließend benötigen weitere Bearbeitung, neue Dokumente und Mitarbeitererfassungen ein bezahltes Jahresabo oder eine ausdrückliche Freigabe des Anbieters. Bereits gespeicherte Belege bleiben lesbar und herunterladbar; allein durch den Ablauf werden sie nicht gelöscht. Eingeladene Mitarbeiter nutzen ihre freigegebenen Funktionen über den Zugang des Betriebs und benötigen dafür kein zusätzliches eigenes Abo.

Vor dem Kauf werden Jahrespreis, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag und die wiederkehrende Abrechnung im Stripe-Bezahlvorgang angezeigt. Der kostenpflichtige Abschluss erfolgt erst durch deine ausdrückliche Bestätigung auf dieser Bezahlseite. Nach erfolgreicher Zahlung wird dein Zugang automatisch freigeschaltet. Aus einer vorherigen Testnutzung entsteht keine rückwirkende Zahlungspflicht.

Die Testphase umfasst die im Jahresabo enthaltenen Arbeitsfunktionen mit denselben Nutzungsgrenzen. Zusätzliche gesondert kostenpflichtige Leistungen sind nicht eingeschlossen. Pro Betrieb ist nur eine Testphase erlaubt. Andere Benutzernamen, E-Mail-Aliase, Kontowechsel und Neuregistrierungen berechtigen nicht zu weiteren Testphasen. Bitte gib korrekte Betriebsdaten an. Die öffentliche Kurzvorführung zeigt weiterhin fiktive Beispiele und schließt ebenso wie eine persönliche Vorführung kein Abonnement ab. Beim Kauf vor Testende beginnt das bezahlte Abo mit dem Kauf; es entsteht keine nachträgliche Gebühr für die kostenlosen Tage.

3. Leistungsumfang

Das Jahresabo umfasst die Verwaltung deiner Betriebs- und Kundendaten, den Leistungskatalog sowie die Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Rechnungsentwürfen und regulären PDF-Rechnungen einschließlich Dokumentablage und manuell erfasster Zahlungen. Hinzu kommen der von dir ausgelöste Dokumentversand, unverbindliche Kundenrückmeldungen, eine Auftragsübersicht mit Baustellentagebuch, Aufmaß, ergänzenden Nachträgen, Nachkalkulation und Mitarbeiterzugängen. GaLaWerk wird weiterentwickelt. Über erhebliche Änderungen des vereinbarten Leistungsumfangs informieren wir dich gesondert; gesetzliche Rechte bleiben bestehen.

Prüfe Dokumente vor ihrer Verwendung auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Die Anwendung ersetzt keine individuelle rechtliche, steuerliche oder bautechnische Beratung. Der Rechnungsabschluss unterstützt reguläre Rechnungen, nicht kumulative Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt und zugehörige Schlussrechnungen mit einer einheitlichen Steuerbehandlung je Auftrag. Für die Schlussrechnung müssen die in GaLaWerk ausgestellten, aktiven Abschläge vollständig als bezahlt erfasst und stornierte Rechnungen vollständig erstattet sein. Vorauszahlungen außerhalb dieses Auftrags und gemischte Steuersätze werden noch nicht unterstützt. Fertige Rechnungen bleiben als gespeicherter Stand erhalten; eine Korrektur erfolgt über Storno und einen neuen Beleg. Zahlungseinträge ersetzen keine Bankkontrolle. Sichere wichtige Unterlagen zusätzlich über die PDF- und Exportfunktionen.

Für Geschäftskunden mit deutscher Anschrift und Rechnungen in EUR ist die Ausgabe als XRechnung mit XML und PDF verfügbar. Die erforderlichen strukturierten Empfänger- und Betriebsangaben müssen vor der Ausstellung hinterlegt sein. Bestehende PDF-Belege ohne XRechnung werden nicht nachträglich umgewandelt. ZUGFeRD, strukturierter E-Rechnungseingang und Peppol-Übertragung sind nicht enthalten. Der Export fürs Steuerbüro bündelt Original-PDFs, vorhandene XML-Dateien und CSV-Übersichten für Rechnungen und manuell erfasste Zahlungen; er ist kein DATEV-Buchungsstapel, keine direkte Buchhaltungsanbindung und kein Bankabgleich.

Der direkte Dokumentversand ist auf 40 neue Nachrichten je Betrieb und UTC-Kalendertag begrenzt. Eine Versandbestätigung bezeichnet die Annahme durch den Versanddienst, nicht den Zugang oder das Lesen beim Kunden. Prüfe Empfänger, Antwortadresse und Dokument vor dem Senden. Persönliche Angebotslinks ermöglichen eine unverbindliche Rückmeldung; ein Vertragsabschluss über die Angebotsseite ist in dieser Ausbaustufe nicht vorgesehen. Die Funktion „Annahme erfassen“ dokumentiert eine bereits anderweitig vereinbarte Annahme eines unveränderten Angebots. Für Vertrags-, Informations- und Widerrufspflichten gegenüber deinen Kunden bleibt dein Betrieb verantwortlich. Eine versendete Auftragsbestätigung ersetzt diese Prüfung nicht.

Das Baustellentagebuch umfasst datierte Notizen, Fotos, manuell eingetragene Arbeitsdauer und Materialmengen mit optionalen Einkaufspreisen. Diese Angaben verändern Angebote und Rechnungen nicht automatisch. Die Zeiterfassung speichert manuell eingetragene Arbeitsdauer und Tätigkeiten; eine Lohnabrechnung ist nicht enthalten. Zum Speichern ist eine Internetverbindung erforderlich. Je Baustelle können bis zu 100 Fotos und 5.000 Einträge, je Betrieb bis zu 500 Fotos und 50.000 Einträge gespeichert werden. Archivierte Inhalte zählen mit und lassen sich wiederherstellen. Fotos werden für die Ablage auf höchstens 2.000 Pixel an der längsten Seite verkleinert.

Mit Aufmaß können Mengen dokumentiert und in neue Rechnungsentwürfe übernommen werden. Angenommene ergänzende Nachträge erweitern den dokumentierten Auftragsumfang. Die Nachkalkulation vergleicht einen vom Inhaber hinterlegten Kostenplan mit aktiven Zeit- und Materialeinträgen sowie zusätzlich eingetragenen Kosten. Fehlende Angaben werden gekennzeichnet; die Übersicht ist vorläufig und keine Gewinnermittlung oder vollständige Buchführung.

Im Mitarbeiterbereich kann der Inhaber bis zu 100 Personen mit persönlichen Zugängen anlegen und Baustellen zuweisen. Helfer erfassen eigene Stunden, Vorarbeiter sehen Teamstunden und bearbeiten gemeinsame Einsatzhinweise. Bauleiter können zusätzlich ihre zugewiesenen Baustellen einteilen und fremde Stunden prüfen. Kosten- und Abodaten bleiben beim Inhaber. Jeder Mitarbeiter bestätigt die für seine Einladung hinterlegte E-Mail-Adresse. Eine Deaktivierung entzieht weitere Zugriffe; gespeicherte Stunden und Änderungshistorien bleiben erhalten. Der Bereich umfasst derzeit bis zu 500 Baustellen, manuelle Stundeneingabe, eine Stempeluhr mit Pausen und eine Stundenprüfung. Beginn und Pausen werden gespeichert; das Sperren oder Schließen des Geräts beendet eine gestartete Erfassung nicht. Start, Pause und Abschluss benötigen Internet. Mitarbeiter können Urlaub beantragen; der Inhaber entscheidet und kann weitere Abwesenheiten eintragen. Genehmigte Abwesenheiten werden in der Einsatzplanung berücksichtigt. Bestehende überschneidende Einsätze müssen gesondert umgeplant werden. Ein Resturlaubskonto und Lohnabrechnung sind nicht enthalten. Die installierbare Web-App ist kein gesonderter App-Store-Vertrag.

Die Einsatzplanung umfasst einzelne Termine mit Beginn und Ende, Kolonnenvorlagen sowie Fahrzeuge, Maschinen und Geräte. Inhaber und persönlich eingeladene Nutzer mit der Rolle Büro / Planung können betriebsweit planen; Bauleiter nur für ihre freigegebenen Baustellen. Mitarbeiter sehen ihre eigenen zugeteilten Einsätze. Die Rolle Büro / Planung gewährt keinen Zugriff auf Rechnungen, interne Kosten, Abos oder die Kontoverwaltung. Überschneidungen werden beim Speichern geprüft; Änderungen der Planung bleiben nachvollziehbar. Ein neu eingeplanter Mitarbeiter erhält eine Baustellenzuordnung. Das Entfernen aus einem Termin oder dessen Absage entzieht diese Zuordnung nicht automatisch; sie wird gesondert unter Mitarbeiter verwaltet. Die Planung umfasst höchstens 20.000 Einsätze, 100 Kolonnen und 200 Geräte je Betrieb. Serien, automatische Benachrichtigungen und Offline-Synchronisation sind in dieser Ausbaustufe nicht enthalten.

KI-Funktionen sind nicht pauschal unbegrenzt im Jahrespreis enthalten. Zusätzliche kostenpflichtige KI-Angebote werden mit ihrem Preis gesondert angezeigt und erfordern eine eigene ausdrückliche Buchung. Allein durch die Nutzung des Jahresabos entstehen keine zusätzlichen KI-Abbuchungen.

4. Preis und Zahlung

Der Jahresgesamtpreis beträgt 118,99 € einschließlich 19 % Umsatzsteuer und wird vor dem Kauf angezeigt. Gib deine vollständige deutsche Rechnungsanschrift an; bei einer späteren Änderung kontaktiere uns bitte. Die Jahresgebühr ist im Voraus fällig. Stripe verarbeitet die Zahlung und die späteren jährlichen Verlängerungen über deine hinterlegte Zahlungsmethode. Aborechnungen und Zahlungsdaten kannst du über „Einstellungen → Abo verwalten“ aufrufen.

Bei einer offenen Zahlung bleibt die Freischaltung aus. Schlägt eine Verlängerungszahlung fehl, kannst du die Zahlungsmethode im Kundenportal aktualisieren; die Arbeitsfunktionen stehen bis zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums zur Verfügung. Eine Zahlungsrückmeldung kann kurze Zeit zur Verarbeitung benötigen.

5. Laufzeit, Verlängerung und Kündigung

Die Vertragslaufzeit beträgt ein Jahr ab Beginn des bezahlten Abonnements. Ohne Kündigung verlängert sich das Abo um jeweils ein weiteres Jahr zum vereinbarten Jahrespreis. Eine Tarif- oder Preisänderung wird nicht durch eine Testnutzung oder eine Änderung dieser Informationsseite vereinbart.

Du kannst jederzeit bis zum Ende des laufenden Abojahres die Verlängerung abbestellen: über „Einstellungen → Abo verwalten“ oder per E-Mail an info@gartenbau-reinert.de unter Angabe deines GaLaWerk-Kontos. Maßgeblich ist der Zugang der Kündigung vor der Verlängerung. Das Enddatum wird im Kundenportal angezeigt. Eine ordentliche Kündigung beendet die Nutzung zum Ende des bezahlten Abojahres, nicht sofort. Gesetzliche Rechte, insbesondere zur außerordentlichen Kündigung, bleiben unberührt.

Die Beendigung des Abos löscht deine gespeicherten Inhalte nicht automatisch. Für eine Kontolöschung kontaktiere uns bitte und sichere vorher benötigte Unterlagen. Datenschutzrechtliche Löschrechte und gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

6. Zugang, Inhalte und Verantwortung

Halte deine Zugangsdaten vertraulich und verwende nur Inhalte, Fotos und Daten, die du berechtigt verarbeiten darfst. Du bleibst für deine Betriebs-, Kunden- und Projektangaben verantwortlich. Unzulässige Zugriffe auf fremde Arbeitsbereiche und missbräuchliche Nutzung sind nicht gestattet. Für Angebote und Dokumente an deine Kunden ist dein Betrieb verantwortlich; GaLaWerk wird dadurch nicht Vertragspartner deiner Kunden.

KI-Ausgaben, Mengen, Preise, örtliche Gegebenheiten und Genehmigungen sind vom ausführenden Betrieb zu prüfen. Visualisierungen sind Gestaltungsvorschläge und keine vermessene Ausführungsplanung. Regionale Preisvorschläge sind keine verbindlichen Lieferantenangebote. Die Freigabe eines fertigen Angebots liegt bei dir.

7. Gemeinsamer Leistungskatalog

Du kannst je freier Position bestimmen, ob sie nach Verwendung in einem fertiggestellten Angebot für den gemeinsamen Katalog geprüft werden darf. Eine freigegebene, verallgemeinerte Position steht auch anderen Betrieben zur Verfügung. Es besteht kein Anspruch auf Veröffentlichung. Personenbezogene Daten, vertrauliche Kundendetails und Rechte Dritter dürfen nicht verletzt werden.

Deine Kundenakten und vollständigen Dokumente werden durch eine Katalogeinreichung nicht öffentlich. Fehlerhafte oder unzulässige Kataloginhalte kannst du an die Kontaktadresse des Anbieters melden.

8. Gesetzliche Rechte und Datenschutz

Gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt. Diese Bedingungen enthalten keinen pauschalen Ausschluss gesetzlicher Haftung. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist in der Datenschutzerklärung für GaLaWerk beschrieben.